E-Rechnung empfangen und aufbewahren: was gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss ein Unternehmen laut Bundesfinanzministerium den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus ^[1].

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht ^[2]. Daraus ergeben sich laut BMF keine weitergehenden Verpflichtungen: Der Empfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist ^[1].

Papier und PDF gibt es vorerst weiter

Für Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, kann eine Rechnung nach § 27 Absatz 38 UStG bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden ^[3]. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis Ende 2027, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat ^[3]. Bis dahin können also weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen bei Ihnen ankommen.

Eine XRechnung lesbar machen

XRechnungen enthalten im Gegensatz zu ZUGFeRD-Rechnungen keine zusätzliche Darstellung als PDF-Datei. Unternehmen benötigen laut BMF deshalb eine Software zur Visualisierung, einen sogenannten Viewer. Am Markt gibt es dafür viele kostenfreie Angebote, und über das ELSTER-Portal bietet die Finanzverwaltung einen eigenen E-Rechnungsviewer an ^[1].

Unser Viewer ist eines dieser kostenfreien Angebote. Er zeigt XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X wie eine gewöhnliche Rechnung an, ohne Konto.

Bei ZUGFeRD zählen die Daten, nicht das Bild

Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD bilden laut BMF die im strukturierten Teil, zum Beispiel im XML, vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil ^[1]. Unser Viewer liest die Rechnung aus diesem strukturierten Teil.

Aufbewahren

• Nach § 14b Absatz 1 UStG hat ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren ^{[1] [4]}.
• Bei einer E-Rechnung ist laut BMF zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt ^[1].
• Allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems liegt laut BMF für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG vor ^[1].

Aufbewahrungsfragen jenseits der Umsatzsteuer behandelt dieser Artikel nicht. Im Zweifel klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung.