Fehler im Prüfbericht: Ist die E-Rechnung trotzdem gültig?

Ein Prüfwerkzeug meldet Fehler in einer E-Rechnung. Was heißt das steuerlich? Das Bundesfinanzministerium unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Arten von Fehlern ^[1]. Dieser Artikel gibt wieder, was dort steht, und zeigt, wie Sie die Meldungen im Prüfbericht lesen. Eine steuerliche Beratung ersetzt er nicht.

Formatfehler

Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, ist laut BMF eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ^[1].

Geschäftsregelfehler

Geschäftsregelfehler entstehen laut BMF, wenn die Angaben in einer Rechnung unvollständig sind oder einander widersprechen. Als Beispiele nennt das Schreiben eine fehlende Angabe im Pflichtfeld BT-10 (Buyer reference) einer XRechnung und einen Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum angegebenen Steuersatz passt ^[1].

Inhaltsfehler

Bei einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Absatz 4 und 14a UStG liegt laut BMF eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor. Solche Inhaltsfehler können bei einer Validierung als Verletzung der entsprechenden Geschäftsregeln festgestellt werden ^[1].

Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten sind laut demselben Schreiben umsatzsteuerlich unbeachtlich; als Beispiel nennt es die fehlende Angabe im Feld BT-10 ^[1]. Umgekehrt können Inhaltsfehler auch dann vorliegen, wenn die Validierung keinen Fehler festgestellt hat, etwa bei einem falschen Steuersatz ^[1].

Was ein Prüfbericht leisten kann

• Eine Validierung ist laut BMF keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der Rechnung ^[2].
• Ein Unternehmer kann sich laut Schreiben bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich laut BMF an, den Validierungsbericht aufzubewahren ^[1].
• Eine Validierung ersetzt laut BMF nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen ^[1].
• Eine bestimmte Validierungsanwendung empfiehlt das BMF nicht ^[2].

So lesen Sie die Meldungen

• Kennungen wie BR-DE-15, BR-CO-15 oder BR-S-08 bezeichnen Geschäftsregeln aus der Norm EN 16931 oder aus den deutschen XRechnung-Regeln. Für viele davon haben wir eine Seite, die erklärt, was die Regel prüft und wie der Fehler behoben wird.
• Meldungen mit Kennungen wie cvc-complex-type stammen aus der Schemaprüfung. Sie läuft vor den Geschäftsregeln und betrifft den Aufbau der Datei, zum Beispiel ein fehlendes Element.
• Eine Warnung, etwa BR-DE-19, hindert das Prüfwerkzeug nicht daran, die Datei anzunehmen. Ein Fehler schon.

Wie ein bestimmter Fehler steuerlich einzuordnen ist, sagt Ihnen der Prüfbericht nicht. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Wenn eine E-Rechnung berichtigt wird

Die Berichtigung einer E-Rechnung muss laut BMF ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form erfolgen, unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps ^[1].