So prüfen Sie, ob Ihre E-Rechnung gültig ist

Eine E-Rechnung sieht auf den ersten Blick vielleicht in Ordnung aus und wird trotzdem abgelehnt. Der Grund: Ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei gültig ist, entscheidet nicht das Aussehen, sondern ob sie die Regeln der Norm EN 16931 einhält. Diese Regeln prüft die empfangende Software, und wenn eine Pflichtangabe fehlt oder ein Wert nicht plausibel ist, kommt die Rechnung zurück.

Was macht eine E-Rechnung ungültig?

Die häufigsten Gründe sind selten spektakulär. Es sind meist Kleinigkeiten, die aber die automatische Prüfung nicht bestehen:

• Eine Pflichtangabe fehlt, etwa die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers oder die vollständige Anschrift des Empfängers.
• Ein Steuersatz passt nicht zur gewählten Steuerkategorie, oder die Summen gehen um einen Cent nicht auf.
• Die IBAN hat zwar die richtige Länge, aber eine falsche Prüfziffer, ein klassischer Zahlendreher.
• Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung fehlt das Lieferdatum oder das Bestimmungsland.

Solche Fehler fallen im PDF nicht auf, aber die maschinelle Prüfung findet sie sofort. Deshalb sollten Sie eine E-Rechnung testen, bevor Sie sie verschicken, nicht erst, wenn Ihr Kunde sich meldet.

Wie prüft man eine E-Rechnung?

Die zuverlässige Methode ist, die Datei gegen die Norm zu validieren. In Deutschland gibt es dafür ein offizielles Prüfwerkzeug (den KoSIT-Validator), das genau die Regeln anwendet, die auch die empfangenden Systeme anwenden. Das Ergebnis ist eindeutig: angenommen oder abgelehnt, und im Fall einer Ablehnung eine Liste dessen, was nicht stimmt.

Mit dem Validator von Invograde laden Sie Ihre XRechnung (XML) oder Ihr ZUGFeRD/Factur-X-PDF hoch und erhalten das Ergebnis in Klartext: Ist die Datei gültig, sehen Sie das sofort; ist sie es nicht, zeigen wir Ihnen die beanstandeten Punkte samt der betroffenen Felder. Das Werkzeug ist kostenlos und braucht kein Konto.

Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Wir prüfen ausschließlich gegen die Norm EN 16931 und ihre deutschen Ausprägungen. Wir übermitteln Ihre Rechnung an niemanden und reichen sie nicht ein. Eine bestandene Prüfung sagt also: „Diese Datei erfüllt die technischen Anforderungen“. Sie ersetzt nicht die Absprache mit Ihrem Kunden darüber, welches Format er erwartet.