Was ist eine XRechnung und wie erstellt man sie?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem festgelegten XML-Format. Anders als ein eingescanntes PDF ist sie nicht für das menschliche Auge gemacht, sondern für die Software der empfangenden Stelle: Die Rechnungsdaten, also Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum und Empfänger, stehen in klar benannten Feldern, die ein Buchhaltungsprogramm ohne Rückfrage auslesen kann. Genau das meint der Gesetzgeber, wenn er von einer „strukturierten elektronischen Rechnung“ spricht.

XRechnung ist der deutsche Standard für dieses Format. Er beruht auf der europäischen Norm EN 16931, die vorschreibt, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie technisch aufgebaut ist. XRechnung ergänzt diese Norm um einige deutsche Besonderheiten (eine sogenannte CIUS). Wenn Ihre Rechnung diese Regeln einhält, wird sie von der Gegenseite akzeptiert, und darum geht es am Ende.

Wer braucht eine XRechnung?

Zwei Gruppen begegnen der XRechnung am häufigsten:

• Wer an öffentliche Auftraggeber in Deutschland fakturiert (B2G), muss seit einigen Jahren elektronisch abrechnen. Die XRechnung ist hier der übliche Weg.
• Wer zwischen Unternehmen abrechnet (B2B), fällt unter die schrittweise E-Rechnungspflicht, die seit 2025 gilt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen wird bis 2027/2028 stufenweise eingeführt.

Ein normales PDF, das Sie per E-Mail verschicken, gilt nach den neuen Regeln nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Für viele Rechnungen reicht das in der Übergangszeit noch, aber der Trend ist eindeutig, und die XRechnung ist das Format, mit dem Sie auf der sicheren Seite sind.

Wie erstellt man eine XRechnung?

Sie müssen das XML nicht von Hand schreiben. Das wäre fehleranfällig und unnötig. In der Praxis geben Sie Ihre Rechnungsdaten in ein Formular ein, und ein Programm erzeugt daraus das gültige XML. Wichtig sind dabei die Angaben, die die Norm verlangt:

• Ihre vollständigen Angaben als Rechnungssteller, inklusive Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
• die vollständige Anschrift des Empfängers
• eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• die einzelnen Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz
• bei öffentlichen Auftraggebern oft eine Leitweg-ID, die Ihr Kunde Ihnen mitteilt

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein Steuersatz unplausibel, wird die Rechnung von der Gegenseite abgelehnt, und Sie merken das oft erst, wenn das Geld ausbleibt. Deshalb lohnt es sich, die fertige Datei vor dem Versand gegen die Norm zu prüfen.

Mit Invograde können Sie eine XRechnung kostenlos erstellen: Sie füllen ein Formular aus, und wir erzeugen die Datei im Format XRechnung 3.0 (UBL oder CII) und prüfen sie im selben Schritt gegen EN 16931 mit dem offiziellen Prüfwerkzeug. Was Sie herunterladen, ist damit bereits geprüft. Was wir ausdrücklich nicht tun: Ihre Rechnung an eine Behörde übermitteln oder für Sie einreichen. Das Versenden bleibt bei Ihnen.