XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format brauchen Sie?

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden E-Rechnungsformate, die in Deutschland eine Rolle spielen. Beide erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich nicht im Inhalt, sondern in der Verpackung. Welches Sie brauchen, hängt vor allem davon ab, wer Ihre Rechnung empfängt.

XRechnung: reines XML

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält ausschließlich die strukturierten Daten und ist für die Verarbeitung durch Software gedacht. Für das menschliche Auge sieht eine XRechnung wenig einladend aus, und das ist Absicht. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel genau dieses Format.

ZUGFeRD: PDF mit XML darin

ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X genannt) ist ein Hybridformat: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht das gewohnte PDF, die Software liest das eingebettete XML. Sie erhalten also beides in einer Datei: lesbar und maschinenverarbeitbar zugleich.

Das macht ZUGFeRD besonders praktisch im B2B-Bereich, wo Ihr Kunde vielleicht noch teils manuell arbeitet: Er kann die Rechnung wie gewohnt ansehen und drucken, seine Software kann sie aber trotzdem automatisch verbuchen.

Welches Format ist das richtige?

• Rechnen Sie mit einer öffentlichen Stelle ab (B2G)? Dann ist die XRechnung meist der erwartete Standard.
• Rechnen Sie mit einem anderen Unternehmen ab (B2B) und möchten, dass die Rechnung auch als normales PDF lesbar ist? Dann ist ZUGFeRD oft die angenehmere Wahl.
• Sie sind unsicher, was Ihr Kunde erwartet? Fragen Sie kurz nach. Beide Formate sind gültige E-Rechnungen im Sinne der Norm. Die Frage ist nur, was die Gegenseite verarbeiten kann.

Inhaltlich müssen Sie sich nicht entscheiden „für immer“. Weil beide Formate auf derselben Norm beruhen, sind es dieselben Rechnungsdaten in unterschiedlicher Hülle. Mit Invograde geben Sie Ihre Rechnung einmal ein und können sie als XRechnung (UBL oder CII) oder als ZUGFeRD/Factur-X-PDF herunterladen. Jede Datei ist vor der Ausgabe gegen EN 16931 geprüft.

Übrigens: Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF erhalten und wissen möchten, was genau darin steht, können Sie es im Viewer öffnen und die eingebetteten Daten lesen. Dazu erfahren Sie mehr im Artikel über das Öffnen von ZUGFeRD-PDFs.