E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was Freelancer wissen müssen

Seit 2025 wird die E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich schrittweise Pflicht. Für Freelancer und Kleinunternehmer klingt das erst einmal nach Aufwand, ist es aber in der Praxis nicht, wenn man weiß, was gilt. Dieser Artikel fasst das Wichtigste in einfachen Worten zusammen. Er ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung.

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Der wichtigste Punkt zuerst, und er betrifft wirklich jeden: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Freelancer und Kleinunternehmer. In der Praxis heißt das: Sie brauchen zumindest eine Möglichkeit, eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF anzunehmen und zu lesen. Ein Postfach reicht dafür. Die Datei kommt in der Regel per E-Mail.

Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen

Die Pflicht, E-Rechnungen aktiv auszustellen, wird stufenweise eingeführt. Es gibt Übergangsfristen, und kleinere Unternehmen haben länger Zeit:

• In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen in vielen Fällen noch als Papier oder einfaches PDF verschickt werden, wenn der Empfänger einverstanden ist.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangszeit voraussichtlich bis Ende 2027.
• Ab dem 1. Januar 2028 soll die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich durchgängig verpflichtend sein.

Die genauen Fristen und Schwellen können sich noch ändern, und die Details hängen von Ihrer Situation ab. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. Die Richtung ist aber klar: Die E-Rechnung wird zum Normalfall, und wer früh damit vertraut ist, hat später keinen Stress.

Gilt das auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Auch als Kleinunternehmer sind Sie vom Empfang betroffen und werden im weiteren Verlauf vom Ausstellen betroffen sein. Eine E-Rechnung schließt die Kleinunternehmer-Regelung nicht aus: Sie weisen weiterhin keine Umsatzsteuer aus, und die entsprechende Angabe gehört genauso in die strukturierte Rechnung wie in ein Papierdokument.

Der einfachste erste Schritt ist, eine E-Rechnung einmal selbst zu erstellen, um zu sehen, wie unkompliziert das ist. Mit Invograde geben Sie Ihre Rechnungsdaten in ein Formular ein und laden eine geprüfte XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF herunter, kostenlos und ohne Buchhaltungssoftware. Wir erzeugen und prüfen die Datei; das Versenden an Ihren Kunden bleibt bei Ihnen.