E-Rechnung als Kleinunternehmer freiwillig ausstellen

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist laut Bundesfinanzministerium von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, muss E-Rechnungen aber empfangen können ^[1]. Für den Empfang genügt dort zufolge bereits ein E-Mail-Postfach ^[1].

Nach § 19 Absatz 1 UStG ist der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet ^[2]. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er laut BMF ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ^[1].

Papier, PDF oder E-Rechnung?

Die Rechnung eines Kleinunternehmers kann nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden ^[3]. Eine sonstige Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird ^[4]. Wer trotzdem eine E-Rechnung verwendet, kann das laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers tun ^[5].

Ein häufiger Grund für die freiwillige E-Rechnung ist ein Kunde, dessen Buchhaltung Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet und darum bittet.

Was in die Rechnung gehört

§ 34a UStDV nennt die Angaben in der Rechnung eines Kleinunternehmers ^[3]. Zwei davon sind für die E-Rechnung besonders wichtig:

• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ^[3];
• das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG) ^[3].

Eine fortlaufende Nummer müssen Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV laut BMF nicht enthalten ^[5]. In einer XRechnung ist die Rechnungsnummer (BT-1) technisch trotzdem ein Pflichtfeld: Die Regel BR-2 der Spezifikation verlangt sie in jeder Rechnung ^[6].

So sieht das in XRechnung und ZUGFeRD aus

Die technischen Regeln stammen aus der europäischen Norm EN 16931 und der XRechnung-Spezifikation der KoSIT ^[6]. Bei einer Kleinunternehmer-Rechnung kommt es auf drei Stellen an:

• Der Befreiungsgrund. Eine steuerbefreite Umsatzsteuer-Aufschlüsselung braucht einen Befreiungsgrund als Code (BT-121) oder als Text (BT-120), sonst meldet die Prüfung BR-E-10 ^[6].
• Der Steuersatz. In einer steuerbefreiten Position muss der Steuersatz (BT-152) laut Spezifikation gleich 0 sein (BR-E-5) ^[6].
• Die Kennung des Verkäufers. Die Steuernummer steht in BT-32. Die Regel BR-CO-26 verlangt zusätzlich mindestens eine der Angaben Kennung des Verkäufers (BT-29), Registrierungsnummer (BT-30) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31) ^[6]. Eine Rechnung, die nur die Steuernummer enthält, scheitert an dieser Regel.

Welche Steuerkategorie für Ihre Umsätze die richtige ist, ist eine steuerliche Frage. Im Zweifel klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung.

Mit unserem Formular

Setzen Sie im Formular das Häkchen „Ich rechne als Kleinunternehmer ab (§ 19 UStG)“. Dann wird jede Position als steuerbefreit (Kategorie E) angelegt und der Hinweis auf § 19 UStG als Befreiungsgrund eingetragen. Haben Sie keine USt-IdNr., verlangt das Formular vor dem Erstellen die „Betriebliche Kennnummer“, damit BR-CO-26 erfüllt ist. Jede Datei, die wir erzeugen, wird vor der Ausgabe mit dem offiziellen Prüfwerkzeug geprüft.